Por João Cruzué
Qual a utilidade de uma planilha de Fluxo de Documentos?
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| Catálogo de Pastas para Seleção de Itens |
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Resposta: Nesta planilha você pode ver o processo de pagamento de um Fornecedor/Beneficiário desde o Empenho, prosseguindo por eventual anulação, Liquidação, Ordem de Pagamento, Ordem Bancária, Guia de Recolhimento de devolução (ex: Adiantamentos), Nota de Sistema (cancelamento automático de empenho ou saldo de empenho). Importante: além dos valores, esta opção traz os números e datas de emissão de cada item do processo (Empenho, Anulação de Empenho, NL, PD, NP, PD, OB, GR, NS e outros).
Resposta: Nesta planilha você pode ver o processo de pagamento de um Fornecedor/Beneficiário desde o Empenho, prosseguindo por eventual anulação, Liquidação, Ordem de Pagamento, Ordem Bancária, Guia de Recolhimento de devolução (ex: Adiantamentos), Nota de Sistema (cancelamento automático de empenho ou saldo de empenho). Importante: além dos valores, esta opção traz os números e datas de emissão de cada item do processo (Empenho, Anulação de Empenho, NL, PD, NP, PD, OB, GR, NS e outros).
Situação prática: O que aconteceu com o empenho nº tal? quantas liquidações houve, quais foram os números das OBs, quanto foi devolvido de verba de adiantamento, enfim: Não existe outro relatório que traga toda informação de um processo de pagamento, deste o tipo de licitação, nº de contrato, nº do processo, data de cada evento (Empenho, Liquidação, PD, OB, GR...) além de nome de fornecedor, UGE recebedora, fonte de recurso. É o mesmo relatório extraído (F-15) extraído no Sigeo.Net (Discover/Viwer)
Pulo do gato: Depois de exportada a planilha bruta, é preciso fazer três classificações (menu dados/classificação). Se a planilha for de uma Secretaria inteira, você deve classificar assim:
1) Código da UG (ou UGE) em ordem crescente (primeiro nível)
2) Classificar o nº dos empenhos em ordem crescente (segundo nível).
3) Classificar a Sequência de lançamentos em ordem crescente (terceiro nível)
Basicamente, é isso;
Agora vamos à construção da planilha, dando nome aos campos (colunas):
A- Na pasta UG Documento: insira nesta ordem:
1. Código Órgão Documento
2. Código UG Documento
3. Nome UG Documento
B- A seguir, na pasta Eventos:
4. Código Evento
5. Descrição
C- Na pasta FLUXO DE DOCUMENTOS
6. Número Processo
D- Na pasta Tipo Documentos
7. Tipo Documento
E- De novo na pasta FLUXO DE DOCUMENTOS
8. Sequência de Lançamento
9. Nº de Empenho (NE)
10. Valor Empenho
11. Nº Documento Anulação Empenho (NE)
12. Valor Anulação Empenho
13. Nº Nota de Liquidação (NL)
14. Valor Nota Liquidação
15. Nº Ordem de Pagamento (PD)
16. Valor Ordem Pagamento
17. Nº Ordem Bancária (OB)
18. Valor Ordem Bancária
19. Nº Guia de Recolhimento (GR)
20. Valor Guia de Recolhimento
21. Nº Nota de Sistema (NS)
22. Valor Nota de Sistema.
F- Na pasta Credores
23. CGC* / CPF
24. Nome Credor
G- Na pasta UG Favorecida (Credor intra-estadual)
25. Código UG Favorecida
26. Nome UG Favorecida
H- Na pasta Gestão Documento
27. Código Gestão Documento
I- Na pasta fonte,
28 Código Fonte Detalhada
J- Na pasta Funcional Programática 2000
29- Código Programa de Trabalho
30- Nome Programa de Trabalho
L- Na pasta Natureza de Despesa 2002
31. Código Nome item
M- Na pasta Anos
32. Ano referência.
Comentário: Ainda há mais coisas que se possa colocar.
FILTROS DE DIMENSÕES
1. Em ano referência: colocar o ano que quiser. Pode digitar diretamente, por ex: 2017.
2. Em Código Órgão: filtrar por Secretaria: Abrir a pesquisa e selecionar o código.
3. Se não quiser abrir um relatório da Secretaria Inteira, aplique um terceiro filtro em Código UG Documento. Abra a pesquisa e selecione pelo código da UG. Não é possível digitar diretamente, pois a seleção exige Código e Nome.
Pronto. Com estes três filtros é possível construir um relatório de pesquisa a nível de UG, ou se quiser, de todas as UGs de uma Secretaria.
IMPORTANTE: se não for aplicado o filtro na dimensão "Anos" o RESULTADO da planilha pode não acontecer. A mesma coisa, se não houver o filtro por código de SECRETARIA, o SIGEO vai entender que você está pretendendo buscar dados de TODO Estado.
RAPIDEZ NA EXPORTAÇÃO DA PLANILHA: isto só é possível na Exportação Dados/csv. Depois, você precisa dividir as colunas no programa Excel, utilizando o menu "Dados/Texto para Colunas" Em "Delimitado" (figura 2), Outros, e digitar o sinal "|" ou em alguns teclados ":". Outra coisa, para dividir, você deve posicionar o mouse sobre a coluna "A", pois todo texto está nesta coluna.
Figura 2
Repetindo: Depois da exportação, na planilha de Excel, você precisa aplicar uma CLASSIFICAÇÃO com três níveis ( Código UG, Nº do Empenho e Sequência de Lançamento) já instruído lá no começo do texto.
Abraço.
João Batista
* Ou CNPJ
